Hiçbir işe yetişemiyorum: Zaman yönetimi ve verimli çalışma |15|

Zaman yokluğundan ilk yakınanlar, onu en kötü kullananlardır.

Fransız yazar Jean de Labrouyer bunu 1688 yılında yazmış.

Demek ki bundan yaklaşık 350 yıl önce de zamanın yetmemesinden yakınan bir sürü insan varmış.

Sonuçta adamın bir tane arkadaşı var, zaman yok deyip deyip duruyor, bu da ona bakıp bu lafı söylemiyordur.

Büyük ihtimalle çok daha öncesinde de bunu söyleyenler vardır ve insan gerçekten önce ya o çağda ne işiniz var ki yetiştiremiyorsunuz diye düşünüyor.

Ben de öyle dedim fakat sonradan da şöyle düşündüm.

Tamam yetişmesi gereken şey sayısı muhtemelen çok daha az ama bugün dakikalar içinde yaptığımız birçok şey belki o zaman çok daha fazla vakit alıyordu.

Sonuçta çağlar değişse de değişmeyen şey anlaşılan şu.

Bazı insanlar zamanlarını kötü kullanıp ya vakit yok diye şikayet ediyorlar.

Bazıları da tüm yoğunluklarına rağmen çok daha verimli çalışıyorlar.

Netflix'te bir Bill Gates belgeseli var.

Asistanı diyor ki, Bill Gates'in hepimizde eşit sahip olduğu tek şey zamanı.

O yüzden bunu çok verimli kullanmaya çalışıyor.

Ne Biliyoruz'un 15.

bölümüne hoş geldiniz. Ben Cenan, psikiyatri uzmanıyım.

Bu bölümde günlük yaşamın koşturmacasında zamanı iyi yönetme üzerine konuşacağız.

Ege Üniversitesi Tıp Fakültesinde uzmanlık eğitimine başlayan tüm doktorlara başlangıçta bir oryantasyon eğitimi veriliyor.

Ben de son iki yıldır orada zaman yönetimi üzerine konuşuyorum.

Hatta bu bölümün ismi de oradaki bir hocamız tarafından önerilmişti.

Hiçbir işe yetişemiyorum yazalım diye.

Ben oraya biraz çekinerek çıkıyorum.

Çünkü psikiyatri tıbbi branşlar içinde görece yoğunluğu az bir yer.

Adam orada on tane nöbet tutuyor ayda.

Nöbetten çıkmış yorgun argın konferansı dinlemeye gelmiş.

Ben de sıcak koltuğumdan çıkıp gelmişim, şöyle yapın, böyle yapın, zaman yönetimi şöyle olmalı diye ahkam kesiyorum.

Peki bu konuyu gidip de niye bize vermişler?

Çünkü zamanını organize edememe dikkat eksikliğinin tanı kriterlerinden biri ve onun psiko eğitimi ya da psikoterapisinde önerilen bazı şeyler tabii ki herkesin işine yarıyor.

İnsanların çoğunun dikkat eksikliği yok ama yetişmesi gereken şey çok fazla.

O yüzden genel ilkelerin size de yarar sağlaması muhtemel.

Zaman yönetimi ve verimli çalışma ile ilgili bestseller olmuş, hatta klasikleşmiş iki kitap var, Türkçe çevirileri de var.

Bir tanesi David Allen'ın Getting Things Done, Türkçe'ye de İş Bitirici diye çevrilmiş.

Diğeri de Cal Newport'un Deep Work kitabı, o da Türkçe'ye Pür Dikkat diye çevrilmiş.

Bence iki çevirinin de ismi çok şık.

Geçen bölümde ilgi duyanlar için Deep Work'ün bağlantısını açıklamalar kısmına yazmıştım.

Onu yazarken bu iki kitabın yorumlarına baktım internette.

İki kitap içinde çok yapılan ortak bir yorum var.

Diyorlar ki çok yararlı bilgiler var ama aynı şeyler daha kısa da anlatılabilirmiş.

Bunları okuyunca ben de hazır konuya girmişken her iki kitabında en yararlı bulduğum kısımlarını kısa bir bölümde toplayayım diye düşündüm.

Sadık dinleyicilerimiz biliyorlar aslında ben şunu yapın bunu yapın tarzında önerilerde bulunmayı sevmiyorum.

Çünkü binlerce insanın her biri için geçerli olabilecek önerilerde bulunmak mümkün değil.

Asistanken evlilik hazırlıkları yaptığım sırada hocalarımızdan biriyle konuşuyoruz.

Kendisinden de izin aldım abi bunu anlatacağım diye.

Bana şöyle demişti.

Bak evlenme demiyorum ama çocuğun olunca hayatın kayıyor.

Ben de evet abi dedim ya beraber bir yemeğe dışarı çıkmak bile zor oluyordur.

Ben diyorum hayatın kayıyor sen diyorsun dışarı çıkmak dedi.

Başka bir zamanda da nasıl vaktiniz olmaz sizin bir kere çocuğunuz yok diyordu.

Ben de o sırada aynı şeyi tersten düşünmüştüm.

Ya bu hocaların bir sürü sorumluluğu var bir de üstüne eşleri çocukları var nasıl bu kadar işi götürebiliyorlar diye.

Aynı şey tabi bu kaydı dinleyenler için de geçerli.

Kimi öğrencidir, kimi çalışıyordur, kimi evlidir, kimi bekardır, kiminin çocukları vardır.

Ama bazı genel ilkeler var ve gerçekten yaptığı işte başarılı olan insanların en önemli ortak özelliklerinden biri de Zamanlarını iyi kullanmaları.

Aslında sadece başarılı olmak da değil, hayattan keyif almak, zevk aldığınız şeylere vakit ayırabilmek de gene zaman yönetimiyle ilgili.

2015 yılında Antalya'da G20 zirvesi olmuştu.

Belki hatırlarsınız orada Obama otelin fitness salonunda spor yaparken görüntülenmişti.

Adam dünyanın bir ucuna gelmiş.

Muhtemelen bir sürü önemli dünya lideri var.

Kendisiyle görüşmek istiyorlar.

Ama adam onlarla görüşmek yerine veya ya Antalya'ya gelmişken biraz kafa dinleyeyim demek yerine gidiyor spor yapıyor.

Tabii bunun muhakkak diplomatik anlamları da vardır.

Ama o dönemde bizim spor hekimliği hocalarından biri şöyle bir yorum getirmişti.

Bu aslında kendi toplumuna da bir mesajdır.

Adam diyor ki ben dünyanın en meşgul insanıyım.

Amerikan başkanıyım.

Ama yine de spora vakit ayırabiliyorum.

Bizde ise herkes hocam spor yapacak vakit mi var Allah aşkına diyor.

Peki artık konunun özüne geliyoruz.

Ne yapalım? Gün içinde vaktimizi en çok alan şeylerden biri aslında neyi yapacağımızı aklımızda tutmaya çalışmak.

Sürekli Allah şunu yapacaktık diye kendimize hatırlatmamız gereken şeyler varsa bu hem vaktimizden çalıyor hem de bir kısmını yapmayı unutuyoruz.

O nedenle bu yapılacak şeyleri akılda tutma işini bizim yerimize yapacak birileri gerekli.

Aşırı zengin olsaydık bir asistan tutardık ve yapılacak bütün şeyleri o bizim yerimize takip ederdi.

Ama böyle bir imkanımız yoksa bu işi mecburen iş listesi ya da to-do list uygulamalarına yaptırmak zorundayız.

Böyle çok fazla uygulama var.

Çoğu da oldukça iyi.

Ücretsiz versiyonların da çoğu kişi için yeterli olacağını düşünüyorum.

Ben şu anda to-do list kullanıyorum.

Memnunum da. Ama illa onu kullanın demem.

Hangisini beğeniyorsanız, size uygun geliyorsa kullanabilirsiniz.

Ben üniversitede kendi vaktimi kendim organize ettiğim için iş listesi tutmak çok kritik bir olay.

Mesela zorunlu hizmette sırayla hastalar geliyordu, bir şey organize etmeye gerek yoktu.

Ama burada her bir saati planlamak zorundayım.

Ve çok defa iş listesi tutma girişiminde bulundum.

Defalarca başarısız oldu.

Ama en son 3 yıl önce düzeni oturttum.

Şimdi bu bölümü hazırlarken baktım.

3 yılda 4000'den fazla görevi tamamlamışım ve kullanmaya devam ediyorum.

İş listesi tutma çabalarının hüsranla sonuçlanması bence büyük oranda şundan kaynaklanıyor.

Listeyi yeterince iyi tutmazsanız hayatı kolaylaştırmayı bırakın.

Listenin kendisi bir iş haline geliyor ve bir süre sonra bu işe yaramıyor diye bırakıyorsunuz.

O zaman ne yapmalıyız?

Benim listeden beklentim şu.

Düşünme işini benim yerime yapsın.

O yüzden bu listeyi o kadar iyi doldurmalıyım ki şunu kendi kendime söyleyebilmeliyim.

Eğer benim yapmam gereken bir şey varsa mutlaka bu listede yazar.

Eğer bir iş bu listede yazmıyorsa benim öyle bir işim yoktur.

Eğer bu düzeyde listeyi tutmazsam yine bazı şeyleri aklımda tutmaya devam edeceğim demektir ve listeme güvenemeyeceğim.

Bu yüzden de düşünmekten tasarruf etme konusunda liste hiçbir işe yaramamış olacak.

David Allen'ın bu konuda önerdiği algoritma şu bence çok da yararlı.

Diyelim ki bir iş çıktı.

Bu iş birine telefon açmak ya da bir şeyi imzalamak gibi çok basit bir şey de olabilir.

Daha karmaşık bir görev de olabilir.

Eğer bu işi iki dakika içinde tamamlayabiliyorsak o an yaptığımız şeyi bırakıp o işi halledelim.

Kendi işimize ondan sonra dönelim.

Böylece bir daha bir daha şunu yapacaktım diye düşünmemeyi sağlamak istiyorum.

Eğer iki dakikada yapılamayacak bir işse önce birinden rica etmeyi düşünüyorum.

Eğer bunu da yapamıyorsam illa kendim yapmam gereken bir şeyse o zaman da listeme yazıyorum.

Yani özetle bir iş ortaya çıktı ya da aklıma geldiği zaman iki dakika içinde şu üç şeyden birini yapmalıyım.

Ya işi tamamlayacağım ya birinden rica edeceğim ya da not edeceğim.

Buradaki amacım da tekrar tekrar ya şunu yapacaktık diye düşünmeyi önlemek.

İşleri listeye kaydederken de şuna dikkat etmek gerekiyor.

Eğer bir işi illa belli bir tarihte yapmam gerekmiyorsa ona tarih girmemem lazım.

Çünkü o gün geldiğinde o işi yapamazsam işler birikmiş görünecek ve bu da listenin kullanılmasını zorlaştıracak.

Halbuki listede her şey tamamlanmış görünüyorsa bu çok önemli bir kontrolü elinde tutma hissi yaratıyor ve bu çok motive edici bir şey.

Bazı insanlar basılı ajanda kullanmayı tercih ediyor ama ben kuvvetli mobil uygulama öneriyorum.

Çünkü hem daha erişilebilir, yanınızda zaten sürekli telefonu taşıyorsunuz, hem alarm kurabiliyorsunuz, hem öncelik sırası belirleyebiliyorsunuz.

Yani birçok avantajı var.

Ayrıca birçok uygulama tekrarlayan görevlere de izin veriyor.

Yani her salı ve perşembe adli heyetleri imzala ya da her ayın beşinde aidatı öde gibi görevler akılda tutulması gereken şey sayısını inanılmaz azaltıyor.

Zamanı iyi yönetebilmek için cep telefonları hem çok önemli bir yardımcı hem de bir önceki bölümün konusu çok büyük bir engel.

Geçenlerde o bölümü dinleyen bir hocamızla sosyal medyanın dikkat üzerine etkisiyle ilgili konuşuyorduk.

Abi yaramıyorsa kapat istersen bildirimleri dedim.

Kapatıyorum ama o zaman da kesin bir şey gelmiştir diye açıp bakmak istiyorum gene işe yaramıyor dedi.

Kabul edelim zamanı yönetmek başlangıçta zor ama alıştıkça kolaylaşan bir şey.

Sosyal medyanın beynimizdeki etkilerinin birçok açıdan maddelere benzediğini söylemiştik.

Normalde madde bağımlılığı ya da alkol bağımlılığı tedavisinde en önemli şeylerden biri uyaran kontroldür.

Mesela alkol bağımlısının evinde hiçbir alkollü içecek bulundurmamasını söyleriz.

Ama telefonlar için böyle bir şansımız yok.

Bu da sanki bir alkol bağımlısına sürekli meyhaneye git ama sadece mezeye hiç alkollü bir şey alma demeye benziyor.

Benim önerim belli dönemlerde sosyal medya uygulamalarını tamamen silmek ve hesapları dondurmak, bunu yapamadığımız dönemlerde de mümkün olduğunca erişimi zorlaştırmak.

Hayvan deneylerinde bir madde ne kadar bağımlık yapıcıysa, Deney hayvanı maddeye ulaşmak için o kadar karmaşık problemleri çözebiliyor.

Uyduruyorum eroin bağımlısı olmuş bir sıçan önce bir düğmeye basıp sonra bir teli çekmek ondan sonra düğmeye tekrar basmak gibi karmaşık işlemleri düzgün sırada yapabiliyor.

Ama madde çok güçlü değilse o zaman bu zahmete katlanmıyor.

Ve neyse ki sosyal medya eroine göre çok çok çok daha az bağımlık yapıcı.

O yüzden sosyal medya uygulamalarını günün sadece belli saatinde kullanabilmek için her türlü zorlaştırıcı önlemi almayı öneririm.

Benim ilk aklıma gelenler bildirimleri kısıtlamak ve süre sınırlaması koymak.

Bunun dışında internette arayarak da kolayca bulabilirsiniz.

Bir uygulamayı açtığınızda ekranın donmasını ve belli bir şifreyi girmeden ya da karmaşık bir şey yapmadan kullanmaya izin vermemesini sağlayabiliyorsunuz.

Tabii ki bir başka önlem de özellikle masa başında çalışacağınız zamanlarda telefonu fiziken kendinizden uzaklaştırmak.

Mesela başka bir odaya koymak.

Uyaranların azaltılması dışında çalıştığınız odanın aydınlık olması, işte masanın düzenli sandalyenin rahat olması gibi fiziksel koşullar da çok önemli.

Eğer evde çalışıyorsanız ve imkan varsa...

Bir odayı sadece çalışmak için kullanmak, yani burada telefonla oyalanmak, uyumak, televizyon izlemek gibi şeyleri yapmamak da beynimizin orada çalışma moduna geçmesini kolaylaştırır.

Fiziksel koşulların dışında hangi zaman aralığında çalıştığınız da aslında önemli.

İnsanın belli bir melatonin ve kortizol ritmi var.

Gece 11 ile sabah 7 arasında yapabileceğiniz en verimli şey kesinlikle uyumaktır.

Sessiz olduğu için bazı kişiler gece çalışmayı tercih edebiliyor, oysa tam tersi sabahın ilk saatleri yani uyandıktan sonraki ilk saatler çalışmak için daha verimli saatlerdir.

Tabii ki herkes sabahın köründe çalışma fırsatı bulmayabilir ama en azından gece çok geç saate kalmamak ve mümkünse yine beynimizin çalışma moduna geçmesi için benzer saatleri sürekli tercih

etmek veriminizi arttıracaktır.

Ayrıca gece uyanık kaldığınızda sadece verimsiz bir zihinle çalışmaya zorlanmış olmuyorsunuz bir de ertesi günkü enerji rezervinizden de harcıyorsunuz.

Yani biz o anda fark etmesek bile gece iyi uyumuş olmak, Obama gibi düzenli egzersiz yapmak ve sağlıklı beslenmek aslında verimimiz için çok önemli.

Masanın başında olduğunuz sürede verimi arttıran bir başka şey de planlı molalar vermek.

Pomodoro gibi teknikler var duymuşsunuzdur.

Basitçe şöyle özetleyebilirim.

25 dakika çalış, 5 dakika mola ver.

Daha sonra 4 kez 25 dakika çalışınca uzun bir ara ver.

15-20 dakika gibi. Bu dikkat eksikliği olan biri olarak bana çok uzun geliyor.

Ben mesela uzun bir ara vermeden 4 kez üst üste 25 dakika çalışamam.

O yüzden bu bence kişiye özel olmalı.

Siz yarım saat çalışıp 10 dakika ara vermeyi seviyorsanız bence öyle de ilerlenebilir.

50 dakikadan fazla hiç ara vermeden masanın başında kalmayı önermem.

Ve son olarak belki de yapması en zor şeylerden biri her şeye evet deyip her işi kabul etmemek.

Başarılı insanların aslında nelere yöneldikleri kadar nelere yönelmedikleri de önemli.

Bu çizgileri belirleyebilmek için de aslında uzun vadeli hedefimizin net olması gerekiyor.

Belirlediğimiz hedeflere ulaşmak her zaman şart değil.

Hatta mümkün de değil.

Ama bir hedefimiz olmadığında hangi işin bizi geliştirdiği, hangisinin tam tersi engellediğini de anlamak zor oluyor.

Özetle bu bölümde nelerden bahsettik?

Hangi işi yapacağımızı aklımızda tutmak çok enerji gerektiren bir şey.

O yüzden bunu bir iş listesi uygulamasına yaptırmak, bir işi iki dakikada yapabiliyorsak hemen yapmak, yapamıyorsak birinden rica etmek ya da mutlaka listemize yazmak, çalışma

zamanını ve çalışma ortamını düzenlemek, vakit yaratmak için uyku düzeni, beslenme ve hatta spordan taviz vermemek, sosyal medyayı çok kolay erişilebilir olmaktan çıkarmak

ve uzun vadeli hedefleri belirleyip bu hedefe ulaşmaya engel olan işleri kabul etmemek, hangi koşullarda olursak olalım hem verimimizi hem sevdiklerimizi ayıracağımız vakti arttırır.

Herkese hem çok verimli hem çok keyifli bir yıl dilerim.

Bir sonraki bölümde görüşmek üzere.