Bir işi yapmak 20 dakika sürüyor ama onayını almak üç gün…
Aynı bilgi üç farklı sisteme giriliyor.
Toplantı üstüne toplantı yapılıyor.
Ve çözüm olarak çalışanlara hâlâ aynı şey söyleniyor:
“Biraz daha hızlı olmalıyız.”
Ya sorun insanların yeterince çalışmaması değil de işin gereğinden fazla zor tasarlanmış olmasıysa?
Bu bölümde “çabasız verimlilik” derken az çalışmaktan değil, değer yaratmayan gereksiz çabayı ortadan kaldırmaktan söz ediyoruz. Atomik Alışkanlıklar’daki “iyi alışkanlığı kolaylaştır” yaklaşımını yalın düşünmeyle buluşturuyor; bürokrasiden gereksiz onay mekanizmalarına, tekrar eden işlerden süreç tıkanıklıklarına kadar operasyonel prangalarımızı sorguluyoruz. Çalışanları daha fazla zorlamadan önce sistemi daha akıcı hâle getirmenin yollarını arıyoruz.
Öne Çıkanlar:
• “Çabasız verimlilik” nedir ve neden daha az çalışmak anlamına gelmez?
• Atomik Alışkanlıklar ile yalın düşünmenin buluştuğu yer: İyi davranışı kolaylaştırmak.
• Operasyonel Prangalar: Gereksiz onayları, tekrarları ve değer yaratmayan adımları fark etmek.
Transkript
Bir çalışan yavaş çalışıyorsa, sorun gerçekten çalışanda mıdır?
Ya da şöyle sorayım isterim.
Bir işi yapmak 20 dakika, o işi yapabilmek için gereken onayları almak 3 gün sürüyorsa,
burada kimin daha verimli olması gerekir?
Çalışanın mı, sistemin mi?
İş Hayatını İyileştir podcast kanalına hepiniz hoş geldiniz.
Ben Elif Vardar Solak.
İş yerinde atomik alışkanlıklar serimizin son bölümündeyiz.
Küçük davranışlarla başladık.
Sonra kurum kültürüne ve çalışma çevremize baktık.
Bugün son halkaya geçelim istiyorum.
Sisteme bakalım.
Çünkü bazen insanlardan daha hızlı, daha çevik ve daha üretken olmalarını istiyoruz.
Ama çalıştıkları sistem her adımda önlerine küçük engeller koyabiliyor.
Basit bir satın alma talebi düşünün.
Formu doldurdunuz, bir onay, ikinci onay, başka bir birimden görüş, eksik bilgi,
form geri geldi, düzelttiniz, yeniden gönderdiniz.
Sonra aynı bilgiyi başka bir sisteme tekrar girdiniz.
İş bittiğinde bir de fark ettiniz ki asıl işi yapmaktan çok işi yapabilmek için uğraştınız.
İşte bugün o görünmez yüklerden kurtulalım diyorum.
Yalın düşünmeyle küçük bir köprü kuralım.
Yönetim dünyasında bunun çok çok güçlü bir karşılığı var.
Lean Management, yalın yönetim.
Kökenleri Toyota üretim sistemine uzanan yalın düşünmenin temel sorularından biri şudur.
Bu yaptığımız iş gerçekten değer yaratıyor mu?
Yalın düşünce yalnızca insanları daha hızlı çalıştırmaya değil, beklemeleri, tekrarları ve değer yaratmayan gereksiz adımları görünür hale getirmeye çalışır.
Ben bunlara operasyonel prangalar demeyi seviyorum.
Gereksiz onaylar, tekrarlanan veri girişleri, kimsenin okumadığı bazı raporlar, bitmeyen e-posta zincirleri, karar vermek yerine kararın etrafında dolaşan toplantılar silsilesi ve o meşhur yıllardır böyle yapıyoruz cümlesi.
Tek başlarına küçük görünebilirler ama her gün tekrarlandıklarında kurumun zamanından, kurumun dikkatinden, kurumun enerjisinden pay alırlar.
O yüzden verimlilik her zaman insanı hızlandırmak değildir.
Bazen işi yavaşlatan gereksiz adımları kaldırabilmektir.
Serimizin son kahve sorusuna geliyorum. Kahvelerinizi alın isterim.
Ve kendimize soralım.
İşimde her hafta yaptığım ama içimden biz bunu neden hala böyle yapıyoruz dediğim şey nedir?
Var mı böyle bir şey?
İnşallah bulursunuz.
Ha bulmazsanız daha güzel tabii ama bulma ihtimaliniz daha yüksek.
Bir rapor, bir onay, bir toplantı, bir form, aynı bilginin tekrar tekrar istendiği bir süreç.
Bir tanesini seçin.
Çünkü birazdan size daha hızlı yapın demeyeceğim.
Önce şunu soracağız.
Bunu yapmak gerçekten gerekli mi diye soracağım.
Ve gerekliyse neden bu kadar zor diye soracağım.
İşte çabasız verimlilik derken kastettiğimiz budur.
Daha az çalışmak değildir.
Kolaycılık hiç değildir.
Değer yaratmayan gereksiz çabayı azaltmaktır.
Atomik alışkanlıklardan sistem tasarımına bakıyoruz.
Serinin başındaki temel ilkemizi hatırlıyor musunuz?
İyi davranışı kolaylaştır demiştik.
Şimdi aynı soruyu kuruma soralım.
Çalışanın yapmasını istediğimiz doğru davranış neden bazen sistemdeki en zor davranış oluyor?
Bunun cevabını bulmak çok kıymetli.
Bir müşteri sorununu çözmek için neden 5 kişiden izin gerekiyor?
Bir fikri denemek için neden 3 toplantı gerekiyor?
Basit bir bilgiye ulaşmak için neden dört ayrı yere bakılıyor?
Ama diğer tarafta da gereksiz toplantı açmak kolay oluyor.
Herkesi CC'ye koymak kolay.
Kararı bir üst yöneticiye bırakmak daha kolay.
Yeni bir form eklemek o da kolay.
Belki de insanlardan daha fazla çaba istemeden önce sistemdeki gereksiz çabayı da azaltmayı düşünmemiz gerekiyor.
Bazen performansı arttırmanın yolu insanları hızlandırmaktan geçmiyor.
İşin önündeki freni kaldırmaktan geçiyor.
Bir operasyonel pranga testi yapalım ne dersiniz?
Kahve sorusunda seçtiğiniz süreci geri çağırmanızı istiyorum ve onu sadece 4 sorudan geçirmenizi istiyorum.
Kaldır, kısalt, kolaylaştır, koru.
Ne diyorsunuz?
İlk soru, bu adım gerçekten gerekli mi?
Kaldır diyorum.
Bunu daha hızlı nasıl yaparız demiyorum.
Dikkat edin.
Önce bunu yapmak zorunda mıyız diye soruyorum.
Zorunda mıyız?
Kaldırabilir miyiz?
Kaldırabiliyorsak kaldıralım.
Çünkü bazen gereksiz bir işi daha verimli yapmaya çalışıyoruz.
Kimsenin okumadığı bir rapor mesela.
Bunu otomatikleştirmek yerine belki sormamız gereken neden bu rapor hala var?
Eğer kimse okumuyorsa.
Evet, ikinci test, ikinci soru.
Kısalt.
Süreç gerekli, kaldırmıyorum dediniz, okey.
O zaman daha az adımla yapabilir miyiz?
Nasıl kısaltabilirim diye sormamızı istiyorum.
3 onayın 3'ü de gerekli mi?
Aynı bilgi neden iki kere giriliyor?
Bu toplantıda gerçekten 8 kişi olmalı mıydı?
Ve benim en çok sevdiğim soru, bugün bu süreci sıfırdan kursaydık yine böyle mi tasarlardık?
Bakın bu çok kritik.
Pekala şimdi üçüncü adımı getiriyoruz.
Kolaylaştır.
Doğru işi yapmak neden zor?
İnsanlardan hızlı karar vermelerini istiyoruz ama yetki belirsiz kalmış.
İşbirliği istiyoruz ama bilgi dağınık kalmış.
Proaktif olmalarını istiyoruz ama her karar için onay gerekir diyoruz.
Belki de biraz daha proaktif olmamız gerekiyor.
Bunu demeden önce de yolu açmamız gerekiyor.
İyi sistem doğru davranışı yalnızca istemez.
İsterken bunu kolaylaştırır.
Ve sonuncu testimiz yani testimizdeki sonuncu ayak, sonuncu soru korumak.
Burada önemli bir frenimiz var.
Her zorlanma kötü değildir.
Bazı kontroller güvenlik içindir, bazıları kaliteyi korur, bazıları etik, hukuki ya da finansal riskleri azaltacaktır.
Dolayısıyla sadeleştirmek bütün kontrolleri de kaldıralım demek değildir.
Asıl sorumuz şu, gereksiz zorlanmayı azaltırken hangi güvenceyi mutlaka korumalıyız?
İşte dört sorumuz, kaldırayım mı, kısaltayım mı, kolaylaştırayım mı, koruyayım mı? Ne yapayım?
Ve serinin son atomik deneyine geldik. Hazırsanız bu hafta bütün şirketi yeniden tasarlamayalım, dikkat edelim.
Tek bir operasyonel pranga seçelim ve dört sorumuzu soralım.
Bunu kaldırabilir miyiz? Bunu kısaltabilir miyiz? Bunu kolaylaştırabilir miyiz?
Ya da neyi mutlaka korumalıyız?
Sonra tek bir küçük değişiklik deneyin.
Bir onayı azaltabilir miyim? Bir toplantıyı kısaltabilir miyim?
Tekrarlanan bir veri girişini kaldırabilir miyim?
Ya da yıllardır yapılan bir işe ilk kez bunun bize hala ne faydası var diye sorabilir miyim?
Belki günde yalnızca 5 dakika kazanacaksınız ama inanın o 5 dakikayı 10 kişi her gün aylarca kaybediyorsa artık küçücük bir zorlanmadan ve kayıptan söz etmiyoruz.
İşte atomik düşüncenin kurumsal gücü de burada geliyor.
Küçük bir engel tekrarlandığında büyük bir yüke, küçük bir kolaylaştırma tekrarlandığında büyük bir alana dönüşebiliyor.
Ve böylece iş yerinde atomik alışkanlıklar yolculuğumuzun sonuna geldik.
Değerli dinleyiciler, dört bölümde ölçeyi adım adım büyüktük.
Davranış, kültür, çevre ve sistemimiz.
Ve ilk bölümde kendimize sormuştuk hangi küçük davranışımı değiştirebilirim?
Sonra hangi tekrar kurum kültürümüzü şekillendiriyor dedik.
Ardından çevrem doğru davranışı kolaylaştırıyor mu demiştik.
Ve bugün sistem insanlardan gereksiz yere daha fazla çaba istiyor mu dedik.
Belki bütün seriyi tek bir düşüncede toplayabiliriz diyorum.
Büyük değişim her zaman daha büyük bir çabayla başlamaz.
Davranışı küçültmek, tekrarı değiştirmek, çevreyi yeniden tasarlamak,
Yıllardır önümüzde duran küçücük bir engeli kaldırmak bazen yeterlidir.
Çünkü bunlar doğru işi yapmayı kolaylaştırır.
Ben Elif Vardar Solak.
Bu seriden yanınıza tek bir soru alacaksanız şu olsun.
İş hayatımı iyileştirmek için daha fazla ne yapmalıyım değil,
daha iyi çalışabilmek için artık ne yapmayı bırakabilirim?
İş hayatını, kendimizi ve dünyayı hep birlikte iyileştirmek dileğiyle.
Kendinize çok iyi bakın.
Görüşmek üzere.
Altyazı M.K.
Bu transkript otomatik olarak çıkarıldı; kayıtla küçük farklar olabilir.