Görünmez Tetikleyiciler: İş Yerinde Verimlilik Odası Yaratmak

İş yerinizde verimlilik odası var mı?

Çalışırken dikkatiniz dağıldığında ilk kimi suçluyorsunuz?

Kendinizi mi? Telefonunuzu mu? Yoğunluğunuzu mu?

Peki ya sorun yalnızca irade gücünüz değilse?

Ya çalışma ortamınız siz farkında olmadan dikkatinizi dağıtacak şekilde tasarlanmışsa?

İş Hayatını İyileştir podcast kanalına hepiniz hoş geldiniz.

Ben Elif Vardar Solak.

İş yerinde atomik alışkanlıklar serimizde bugün biraz daha görünmez bir yere bakalım istiyorum.

Çevremize bakalım.

Çünkü davranışlarımızı yalnızca kararlarımız belirlemiyor.

İçinde çalıştığımız ortam da bize bütün gün küçük davranış davetleri gönderiyor.

Tipik bir iş günü düşünün.

Önünüzde önemli bir iş var, bilgisayarı açıyorsunuz.

Yeni mesaj.

Tam işe döneceksiniz.

E-postada kırmızı bir sayı.

Telefon masada bir mesaj daha.

Takvimde 20 dakika sonra toplantı.

Ardından bir dakikan var mı?

Ve bir süre sonra bugün bir türlü odaklanamadım.

Gerçekten siz mi odaklanamadınız yoksa çevreniz bütün gün buraya bak, şuna cevap ver, beni kontrol et gibi mi davrandı?

Belki de verimliliği artırmak için insanlardan daha disiplinli olmalarını istemeden önce içinde çalıştıkları çevreye bakmamız gerekiyor.

Bu haftanın kahve sorusunu paylaşayım istiyorum. Kahvelerinizi aldınız mı? Geliyor sorumuz.

Çalışma ortamınızda dikkatinizi sizden en sık çalan şey nedir? Bir düşünün.

Telefonunuz mu? Bildirimler? E-posta? Toplantılar? Bir dakikan var mılar?

Ya da herkesin birbirine her an ulaşabilmesini normal kabul eden bir genel çalışma kültürü mü?

Bir tanesini seçin. Çünkü birazdan onu değiştirmeye çalışacağız.

İradeyle savaşmak mı? Yoksa çevreyi tasarlamak mı?

Atomik alışkanlıklar yaklaşımındaki güçlü fikirlerden birini hatırlayın.

İyi davranışın işaretini görünür hale getirecektik.

Bunun tersi de çok önemli.

İstemediğimiz davranışa çağıran işareti de daha az görünür hale getirmemiz gerekiyordu.

Telefon gözünüzün önündeyse, bildirimler sürekli ekrana düşüyorsa,

e-posta bilgisayarı açtığınız anda karşınıza çıkıyorsa,

bütün gün kendinizle mücadele etmek zorunda kalabilirsiniz.

Oysa başka bir seçenek var.

Mücadeleyi azaltacak bir çevre tasarlamak.

Ben buna bugün verimlilik odası diyeceğim.

Ama dört duvarlı bir oda düşünmeyeceğiz tabii ki.

Verimlilik odamızın 3 duvarı var tamam mı?

Fiziksel çevre, dijital çevre, sosyal çevre.

Şimdi fiziksel çevreyle başlayalım.

Masanız size hangi davranışı hatırlatıyor?

Önünüzde yalnızca yaptığınız iş mi var?

Yoksa 5 farklı iş aynı anda beni de yap, beni de yap diyor mu?

Telefonunuz nerede duruyor?

İhtiyacınız olan materyale ulaşmanız kolay mı?

Bazen küçücük bir fiziksel değişiklik doğru davranışın önündeki sürtünmeyi de azaltabilir.

Şimdi ikinci çevreye bakalım.

Dijital çevre.

Günümüz iş hayatının belki de asıl çalışma odası burasıdır.

Farkındayız diye düşünüyorum hepimiz.

Bilgisayar, telefon, e-posta, Teams, takvim, bildirimler, açık sekmeler.

Burada kendimize çok iyi bir soru sorabiliriz.

Dijital araçlarım benim önceliklerime göre mi düzenlenmiş durumda yoksa ben onların taleplerine göre mi çalışıyorum?

Bir bildirime bakmak küçücük bir davranış.

Ama bunu gün boyunca tekrar tekrar tekrar yaptığımda artık tek bir bildirimden değil parçalanmış bir çalışma biçiminden söz ediyor olabilirim.

Ve üçüncü çevre sosyal çevremize bakalım.

İşte bu en görünmez duvar değerli dinleyiciler.

İnsanlar ve normlar.

Her mesaja cevap vermek hemen cevap vermek bekleniyor mu?

Takviminizde boşluk varsa herkes oraya toplantı koyabiliyor mu?

Bir dakikam var mı? Gerçekten bir dakika mı alıyor?

Odaklanmak için zaman ayırdığınızda bu da çalışmak olarak görülüyor mu?

İşte burada verimlilik yalnızca bireysel bir mesele olmaktan çıkıyor.

Çünkü bazen çalışanlardan daha iyi odaklanın bekleniyor.

Ama onlara odaklanmanın son derece zor olduğu bir çalışma ortamına da yerleştiriyoruz.

O yüzden bu soruyu değiştirelim istiyorum.

Daha disiplinli olabilir miyim yerine iyi çalışmayı kolaylaştıran bir çevre tasarladım mı?

Buna çevirelim.

Hadi gelin birlikte bir verimlilik odası deneyi yapalım.

Şimdi uygulama zamanı.

Hazır mısınız?

Ama ofisi yeniden tasarlamıyoruz tabii ki.

Telefonumuzu da çöpe atmıyoruz, atamayız.

Hayatımız onun içinde.

Dünyayla da ilişkimizi kesemeyiz.

O zaman kahve sorusunda seçtiğiniz tek bir tetikleyiciye geri dönmenizi rica edeceğim.

Herkes neyi seçtiğini hatırlamıştır.

Ve onu bu üç odadan ya da üç duvardan birine koyun istiyorum.

Fiziksel mi, dijital mi, sosyal mi?

Telefon masadaysa bir hafta boyunca odaklanırken görüş alanınızdan çıkarın.

Bildirimlerse 30 dakikalık odak süresince gereksiz bildirimleri sessize alın.

Bir dakikan var mı kültürü ise takviminizde küçük bir odak alanı koruyun ve ekibinize bu sürede odaklanıyorum ardından ulaşılabilir olacağım deyin.

Fark ettiniz mi kendimize daha disiplinli ol falan demedik.

Tek bir tetikleyiciyi yeniden tasarladık.

Şimdi siz de 3 soru sorun.

Dikkatimi en sık ne bölüyor?

Bunu biraz daha zor ulaşılır hale getirebilir miyim?

Yapmak istediğim davranışı biraz daha kolaylaştırmak için neyi değiştirebilirim?

Sonra yalnızca birini seçin.

Bir hafta deneyin ve haftanın sonunda kendinize sorun.

Ben mi daha disiplinli oldum yoksa çevrem artık benimle daha az mı mücadele ediyor?

Burada verimlilik odanızı biraz daha kapsamlı tasarlamak isterseniz,

İsterseniz fiziksel, dijital ve sosyal çalışma ortamı için hazırladığım 17 küçük öneriyi de bölüm notlarında bulabileceğinizi belirtmek isterim.

Çok tatlı küçük notlar ama tabii ki burada paylaşmıyorum.

Siz bölüm notlarında bulabileceksiniz.

Ama şunu da söylemeden geçemeyeceğim.

17'sini birden yapmaya çalışmayacağız.

Anlaştık mı?

Atomik kuralımız hep aynı.

Birini seçiyoruz, deniyoruz, işe yarıyorsa sürdürüyoruz.

Bugün cebimize tek bir fikir koyalım.

Verimlilik her zaman kendimizi daha fazla zorlamak değildir.

Bazen doğru davranışı kolaylaştıran bir çevre tasarlamaktır.

Ben Elif Bardar Solak.

İş hayatını, kendimizi ve dünyayı hep birlikte iyileştirmek dileğiyle kendinize çok iyi bakın.

Görüşmek üzere.